Se știe bine că existența manualului calității nu mai este o cerință obligatorie a standardului ISO 9001:2015.
Am considerat drept benefică scoaterea obligativității unui manual al calității, în special sub forma lui adesea lungă și greoaie, acceptată însă de marea majoritate a auditorilor ce certificau după vechiul standard.
Aș spune că, atunci când o organizație alege să păstreze un manual al calității, acesta trebuie să fie extrem de scurt și să facă o sinteză a ceea ce se întâmplă în organizație fără a mai scrie pagini de maculatură ce nu folosește la nimic.
Citeam nu demult un articol scris pe Advisera care făcea referire la exact ce am spus anterior și anume că manualele calității ajunseseră să fie manuale ale cantității. Nu știu de ce nouă oamenilor și în special românilor ne place cantitatea preferând-o calității. Și nici nu știu cum putem implementa un sistem de management al calității pertinent în această situație. Poate ar fi mai bine să implementăm sisteme de management al cantității.
Dar să revin la manual. Adesea cu informație redundantă, manualele calității nu făceau de fapt o succintă descriere a activității organizației ci se lăbărțau inutil pe zeci de pagini total neînțelese de cei mulți și absolut nefolositoare.
Poate nu e chiar rău ca manualul calității să nu fie scos din sistem, mai ales când vorbim de sisteme extrem de complexe și de organizații mari, dar doar atâta vreme cât el este scurt, la obiect și fără înflorituri.
Manualul calității poate reprezenta o carte de vizită pentru organizație și poate fi de asemenea util pentru o înțelegere clară a sistemului.
Atâta vreme cât este scurt și foarte la obiectiv el poate ajuta auditorul să auditeze astfel încât acesta să poată să contribuie la îmbunătățirea sistemului.
Existența manualului calității în sine nu aduce plus valoare organizației mai niciodata. Informația din el poate fi scrisă în zeci de alte feluri simplificate, organizate și mult mai clare.
În fapt chiar cred că un auditor bun nu are nevoie de un manual nici măcar succint pentru a înțelege o organizație și procesele ei. Un auditor bun pur și simplu înțelege.
La fel cum cred că o organizație cu un sistem implementat corect nu are nevoie în mod real nici ea de un manual al calității.
Dacă însă, din anumit motiv, aș alege ca organizația mea să dispună de un manual al calității iată ce aș scrie în el:
- o scurtă prezentare a organizației, cu organigramă;
- scop și domeniu de aplicare, cu prezentarea contextului intern și extern precum și a cerințelor neaplicabile la momentul prezent în organizație;
- referințe normative;
- declarația de politică;
- câte ceva despre procesele organizației și a interacțiunii dintre ele- preferabil schematic sau tabelar ca să fie cât mai structurat;
- trimiteri către proceduri și instrucțiuni de lucru – pentru că ele definesc sistemul nu-i așa?
Orice este în plus, într-un sistem bine construit, ar deveni redundant și nefolositor.
Din fericire noul standard nu mai impune munți de documente pentru a dovedi că cerințele sunt respectate.
Din păcate puțini înțeleg asta.
Că doar trăim în Romania nu-i așa?